1. Elegir el lugar adecuado. En primer lugar determinar qué aspectos son importantes al elegir el lugar donde se realizará el evento, ubicación, número de asistentes, el costo, la conveniencia o los aspectos técnicos. Defina sus necesidades en una hoja de especificaciones para el evento en orden de prioridad, vamos a estar enfocado a la hora de elegir. Yo personalmente visitó los sitios antes de tomar una decisión.
2. Ajuste la fecha. Dependiendo de la finalidad del evento, hay muchos factores a tener en cuenta, el tiempo más conveniente para los asistentes, la disponibilidad de los oradores, las tasas de hoteles, estaciones, tiempo ser flexibles en la fecha del evento puede ayudar a reducir tarifas y otros costos.
3. Haga un presupuesto. Lo importante no es tener un presupuesto en mente todos los detalles, pero se adhieren a ella. Si el evento se espera que pague por sí mismo y producir un beneficio, tenga en cuenta las cifras de hechos similares y hacer una proyección realista.
4. Seleccione alimentos y bebidas, considerando las necesidades de los participantes. Esto siempre es un punto crítico en la organización de un evento, comparar las ventajas económicas y logísticas, incluyendo un buffet o un servicio regular. Normalmente contrato de servicio de alimentos a alguien que no sea el lugar es más barato, pero también más arriesgado.
5. Planee cómo va a utilizar el espacio. La naturaleza del evento y el número de participantes determinarán la forma de organizar el aula. Considere aspectos como el número de expositores, el foro metodología evento, conferencia, panel
6. Asegúrese de que los participantes socializar y participar en la creación de redes, ya que uno de los objetivos principales es ayudar a interactuar y conocerse entre sí. Y puesto que es siempre difícil de "romper el hielo" y conocer gente nueva, considere la organización de sesiones dinámicas y / o aprovecha el poder de la "gamification" - Integración de la mecánica del juego en una reunión o evento, para pasar realmente bien, puede aportar fuerza , el impacto y el enfoque.
7. Tan pronto como el evento es la decisión de celebrar el evento, asegúrese de echar un sitio web atractivo e informativo sobre el caso tan pronto como sea posible, incluyendo las versiones para PC, móviles y tabletas, y se actualiza con frecuencia, el Internet es la herramienta de marketing más poderosa que tienen a su disposición.
8. Aproveche el poder de los medios sociales para promover el evento antes del evento y para prolongar su vida después.
9. Facilitar el registro de su evento. Diseñar un registro rápido y sencillo, y los asistentes no se perderá el inicio del evento. Organizar una persona como referencia, para localizar personas en la dirección correcta y responder a las preguntas más frecuentes. Trate de tener varias características.
10. Medios audiovisuales. Si tiene invitados, satisfacer sus necesidades en materia de ayudas visuales, si usted tiene varias sesiones al mismo tiempo, se necesita un técnico rotando cada dos o tres habitaciones, y además uno asignado al evento principal. Es una ventaja tener un equipo de copia de seguridad.

mis referencias :

http://www.degerencia.com/articulo/consejos_para_un_evento_exitoso 

http://www.slideshare.net/irce0510/tips-para-organizar-un-evento-10732318

http://www.eventplannerspain.com/ideas-y-consejos-eventos/c%C3%B3mo-planificar-y-organizar-un-evento